Kopf- und Fusszeile mit Productstream Professional aktuell halten

Wer kennt es nicht: Änderungen von Adressdaten, Kontonummern oder Besitzer- und Geschäftsführerangaben führen dazu, dass viele Officedokumente vor einem Ausdruck überarbeitet werden müssen. Wie viele dokumentbezogenen Probleme lässt sich auch dieses einfach mit Productstream Professional lösen. Der Schlüssel dazu sind die INI-Dateien, die sich im CAI-Serververzeichnis befinden. Diese INI-Dateien definieren, welche Informationen aus PSP in die einzelnen Dokumente übergeben werden. In diesem CAI-Verzeichnis finden sich Übergabedateien für CAD- und Officeanwendungen. In diesem Beispiel wollen wir uns die Übergabedatei für Worddokumente anschauen. Diese findet sich im Verzeichnis X:\Programme\Autodesk\<PSP Serververzeichnis>\cai\Microsoft\Office\Word und heisst aimdword.ini. Wenn wir die Datei öffnen, sehen wir einige Einträge, in den eine Zuordnung zwischen einer Eigenschaft (in Inventor würden wir Sie iProperties nennen) und dem zugehörigen PSP-Datenbankfeld stattfindet.

(Wer sich über den Screeshot wundert. Das ist Notepad2, ein Editorersatz mit vielen coolen Features. Kann ich jedem nur empfehlen!).

Wir wollen erreichen, dass wir an einem Ort z.B. eine Kontonummeränderung eintragen, und zukünftig alle neue und bestehende Worddokumente mit dieser Angabe versehen werden. Dazu definieren wir ein neues “CustomProperties” z.B. Kontonummer=08154711

Sobald wir PSP neu starten und ein Worddokument öffnen, legt PSP die neue Eigenschaft in diesem Worddokument an. Zu finden sind die Eigenschaften im Menü “Datei > Eigenschaften” im Register “Anpassen”.

Jetzt müssen wir nur noch diese Eigenschaft in die entsprechenden Dokumentvorlagen einfügen und schon haben wir es geschafft. Welche Vorlagen PSP beim Erstellen von Word-Dokumenten nutzt, kann je nach der PSP-Anpassung variieren. Im Standard wird für einen Wordbrief z.B. die Datei “letter.dot” aus den Verzeichnis X:\Programme\Autodesk\<PSP Serververzeichnis>\templates.de\WordXXXX genommen. Diese also öffnen und die Eigenschaft “Kontonummer” an der gewünschten Stelle einfügen.

Da in der letter.dot Datei noch keine Eigenschaft “Kontonummer” existiert (sie wird ja nicht über PSP geöffnet) legen wir diese über Datei > Eigenschaften im Register “Anpassen” einfach mal an.

Jetzt können wir die Eigenschaft über das Menü Einfügen > Feld z.B. in die Fusszeile einfügen. Dazu die entsprechende Auswahl wie im Bild unten treffen und das Feld “Kontonummer” in Fusszeile einfügen.

Wer einen Rechtsklick auf das Feld macht, kann die Feldfunktion anzeigen.

Jetzt die Vorlage speichern und einen neuen Brief anlegen und diesen Öffnen. An der Stelle, an der das Feld “Kontonummer” steht, wird die Kontonummer aus der INI-Datei angezeigt.

Sollte sich nun irgendwann die Kontonummer ändern, einfach die aimdword.ini öffnen und dort die Kontonummer ändern. Wird jetzt eine neue Datei angelegt oder eine bestehende geöffnet, aktualisiert PSP die Eigenschaft “Kontonummer” entsprechend dem Eintrag in der INI-Datei.